FSM-Software im Außendienst: Wie kann ich die Produktivität steigern und Kosten senken?

Stellen Sie sich vor, Ihr Außendienst fährt jeden Tag zehn Kilometer weniger – das bedeutet nicht nur gesparte Kraftstoffkosten, sondern auch mehr Zeit für echte Kundeninteraktion. Mit moderner FSM‑Software wird diese Vorstellung zur Realität und verwandelt ineffiziente Touren in messbare Gewinnsteigerungen.

Praxedo zeigt Ihnen anhand von vier eigenen Kunden, wie das funktioniert. Unsere Quick-Tipps und eine Checkliste zeigen Ihnen den Weg zu mehr Produktivität in Ihrem Außendienst.

Wenn das Herzstück zu Kostenfalle wird

Im Außendienst, dem Herzstück vieler unserer Kunden, kommt eine Menge zusammen. Zeitfenster, wichtige Daten und Mitarbeiter-Know-How treffen immer auf die Frage: Wie zufriedenstellend wird das Ergebnis des Einsatzes sein? Ohne digitale Unterstützung kommt es schnell zu einer täglichen Verschwendung von Zeit und Geld. So auch die Erfahrung unserer Kunden: Manuelle Routenplanung, Papieraufträge und chaotische Kommunikation tragen dazu bei, dass der Außendienst eine Kostenfalle wird.

Wir schauen in 4 verschiedene Branchen und sehen uns mal genau an, wie Field-Service-Management-Software zu kürzeren Fahrzeiten, weniger Verwaltung, besserem Service – und messbar höherer Produktivität im Außendienst beiträgt.

1. Branche Prozess‑ und Produktionstechnik: So vollzieht pure! den Wandel zu mehr Effizienz.

Ausgangslage: Vor der Einführung von Praxedo erfolgte die Service-Planung vollständig manuell – mithilfe von Excel-Listen und papierbasierten Rapporten. Ein aktueller Überblick über laufende Wartungseinsätze fehlte, Doppelbuchungen waren keine Seltenheit und die Abstimmung im Team erforderte einen hohen telefonischen Koordinationsaufwand.

Lösung: Mit der Einführung der digitalen Einsatzplanung von Praxedo wurden alle Aufträge zentral gebündelt. Die Verfügbarkeiten der Techniker werden automatisch berücksichtigt, während ein Echtzeit-Dashboard den Status des gesamten Außendienstes übersichtlich und auf einen Blick darstellt.

Ergebnis und Einsparpotenzial: Der Koordinationsaufwand konnte deutlich reduziert werden, sodass weniger Personal dafür gebunden ist. Gleichzeitig sank der Papieraufwand erheblich. Dank des Echtzeit-Überblicks sind nun schnelle Entscheidungen möglich und die Transparenz in der Service-Planung hat spürbar zugenommen.

Quick-Tipp: Nutzen Sie ein Echtzeit-Dashboard konsequent und schulen Sie Disponenten sowie Techniker darin, ausschließlich mit der digitalen Ansicht zu arbeiten. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten jederzeit auf demselben Informationsstand sind und flexibel auf Änderungen reagieren können.

→ Mehr zur Außendienst-Produktivität bei pure!

2. Branche Luftfahrt: Wie werden hochregulierte Arbeitsbereichen produktiver?

Ausgangslage: Vor der Einführung von Praxedo plante HYDRO Service- und Wartungseinsätze ausschließlich in Excel, während die Wartungshistorie separat in SAP lag. Das große Produktportfolio mit über 3 000 GSE-Produkten und 25 000 Werkzeugen sowie weltweit verteilte Service-Center führten zu unübersichtlichen Daten, langen Planungszyklen und verzögerten Service-Reports für Kunden.

Lösung: HYDRO führte Praxedo als Field-Service-Management-System ein. Rund 70 Techniker und 15 Disponenten nutzen die Lösung an deutschen Standorten sowie in Toulouse. Über einen Standard-Konnektor ist Praxedo direkt an das SAP-ERP angebunden, sodass Einsatzplanung, Gerätedokumentation und Historie zentral in einer Oberfläche verfügbar sind.

Ergebnis und Einsparpotenzial: Die digitale Planung ermöglicht Technikern den sofortigen Zugriff auf die vollständige Anlagenhistorie und anstehende Wartungsintervalle. Service-Reports und Zertifikate stehen Kunden direkt nach Einsatzabschluss zur Verfügung. Gleichzeitig sorgt die einheitliche Erfassung von Feld- und Werkstattarbeiten für mehr Transparenz und bildet die Grundlage für zukünftige Business-Intelligence-Analysen.

Quick-Tipp: Implementieren Sie digitale Checklisten mit Pflichtfeldern. So werden alle Prüfschritte dokumentiert, die Compliance in stark regulierten Branchen gesichert und eine einheitliche Arbeitsweise gewährleistet.

→ Mehr zur Außendienst-Produktivität bei HYDRO Systems

3. Branche Sanitäre Anlagen & Küchen: Sanitas Troesch

Mini‑Case 3 – Sanitäre Anlagen & Küchen: Wie Schnittstellen bei Sanitas Troesch zur Produktivität beitragen

Ausgangslage: Vor Praxedo plante Sanitas Troesch Einsätze über Outlook und eine SAP‑Plantafel. Aufträge und Service‑Berichte wurden ausgedruckt und den Technikern übergeben. Die vielen Schnittstellen zwischen Außendienst‑Handhelds und SAP führten zu fehlerhaften Stammdaten, aufwändiger Nachbearbeitung und verzögerten Rechnungen.

Lösung: Praxedo wurde vollständig in SAP integriert. Aufträge werden im Kernsystem angelegt, über den Praxedo‑SAP‑Adapter übertragen, ergänzt und zurückgespielt, sodass Rechnungen automatisch ausgelöst werden. Techniker erfassen Aufträge, Material und Arbeitszeiten direkt am Einsatzort auf Tablets – die Daten fließen sofort in SAP.

Ergebnis und Einsparpotenzial: 

• Schneller: Manuelle Auswertung entfällt, Nachbearbeitung verkürzt sich deutlich.

• Genau: Adressen und Angaben werden vor Ort korrigiert, Stammdaten bleiben sauber, Rechnungen sicher.

• Papierlos & flexibel: Digitale Prozesse ermöglichen standortübergreifende Zusammenarbeit und nahtlose Abstimmung zwischen Innen- und Außendienst.

Quick‑Tip: Validieren Sie alle Auftrags- und Gerätedaten direkt vor Ort und übertragen Sie sie sofort ins ERP – so entfallen Nachkorrekturen und Rechnungen können unmittelbar erstellt werden.

→ Mehr zur Außendienst-Produktivität bei Sanitas Troesch

4. Branche Telekommunikation: Experteninsight der Stadtwerke Konstanz

Ausgangslage: Die Stadtwerke Konstanz koordinierten Glasfaserausbau und Klimaschutz‑Projekte bisher über Excel. Lange Anfahrten, Doppeltermine und schlechte Ressourcenauslastung waren die Folge. Hausbegehungen mussten oft nachgetragen werden, was zusätzliche Fahrten verursachte.

Lösung: Seit 2025 nutzt das Unternehmen Praxedo. Techniker erfassen alle relevanten Daten – Kontaktdaten, Fotos, Checklisten – direkt beim ersten Hausbesuch und übertragen sie sofort über die Praxedo‑API ins ERP.

Ergebnis / Einsparpotenzial: Die digitale Erfassung deckt den gesamten Projekt-Workflow ab und ermöglicht eine präzise Echtzeit-Zuordnung von Technikern und Fahrzeugen. Zweite Anfahrten entfallen, die First‑Time‑Fix‑Rate steigt und die Ausbauprojekte werden merklich schneller abgeschlossen.

Quick‑Tip: Nutzen Sie die GPS‑basierte Einsatzplanung, um optimale Routen zu berechnen – so sparen Sie Zeit, Kilometer und Kosten.

→ Mehr zur Außendienst-Produktivität bei Stadtwerke Konstanz

Produktivität im Außendienst? Wettbewerbsvorteile im Markt!

Mit einer leistungsfähigen FSM‑Plattform können Unternehmen ihre Produktivität messbar erhöhen, Kosten reduzieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit nachhaltig verbessern. Nutzen Sie jetzt die Chance, Ihre Prozesse zu optimieren: fordern Sie eine kostenfreie Demo an, und nutzen Sie unsere Checkliste, um das konkrete Einsparpotenzial für Ihr Unternehmen zu ermitteln.

Checkliste für effiziente Außendienst‑Produktivität