Alle Kennzahlen im Griff mit Praxedo Advanced Analytics

Eine Field-Management-Software wie Praxedo liefert Ihnen jede Menge Daten. Zusammen mit einem ERP-System lassen sich daraus wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen ableiten, die viel über Ihr Geschäft aussagen. Praxedo Advanced Analytics unterstützt Sie dabei.   Beginnen wir zunächst mit einer scheinbar einfachen Frage: Ist Ihr Service profitabel?   Diese Frage hört sich zunächst etwas seltsam an. Denn wenn ein Service-Dienstleister nicht gewinnorientiert arbeiten würde, wäre er schon längst vom Markt verschwunden. Doch bei näherer Betrachtung fällt auf, dass längst nicht alle Service-Einsätze gleich viel einbringen. Je tiefer man in die betriebswirtschaftliche Analyse einsteigt, wird man vielleicht sogar Services, Einsätze und Kunden finden, die alles andere als profitabel sind. Ein genauer Blick auf die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ist also unabdingbar. Praxedo Advanced Analytics bietet Ihnen einen solchen detaillierten Blick – in nahezu jedem gewünschten Detaillierungsgrad.

Echtzeit-Analyse der Einsatzdaten

Praxedo selbst liefert bereits viele Daten zu den Einsätzen Ihres Außendienstes. Die Mitarbeiter im Außendienst nutzen zur Erfassung mobile Endgeräte wie Handy oder Tablet. Zu den erfassten Daten gehören etwa die Arbeitsstunden, die gefahrenen Routen und Fahrtzeiten sowie die Protokolle zu den Einsätzen. Je nachdem, welche Daten in diesen Protokollen gespeichert werden, finden sich dort Übersichten über Verbrauchmaterialien, durchgeführte Wartungs- und Reparaturarbeiten, gewartete Anlagen und Maschinen sowie Serviceberichte. Praxedo ermöglicht so eine Echtzeit-Analyse dieser Daten. Daneben optimiert die Software die Fahrtrouten Ihrer Service-Techniker und ermöglicht es, vorhandene Ressourcen besser einzuplanen.   Dank seiner offenen Schnittstellen (API) lässt sich Praxedo gut in vorhandene Unternehmenssoftware integrieren, beispielsweise an ERP- und CRM-Systeme oder andere (Kunden-)Datenbanken. Selbst Datenquellen wie Telefonanlagen und Wetterdaten können genutzt werden. Auch eine Anbindung an ein vorhandenes Enterprise Asset Management (EAM) ist möglich. Auf diese Weise fungiert Praxedo als Bindeglied zwischen mobilem Außendienst und Unternehmensanwendungen. Zu den betrieblich erfassten Daten wie Aufträge, Umsätze, Kosten, Anlagen und Debitoren fügt Praxedo Daten des Außendienstes hinzu, also etwa Aufträge, Einsätze, verwendetes Material, Zeiten und vieles mehr.   Praxedo selbst bietet bereits ein integriertes Reporting zu vielen operativen Service-Kennzahlen. Zu den typischen KPIs (Key Performance Indicators) gehören etwa die Auslastung pro Mitarbeiter, die Kosten und Erlöse pro Kunde oder Auftrag, die durchschnittliche Bearbeitungszeit, die Fehlerbehebungsquote und die First Time Fix Rate. Für den Kunden des Service-Dienstleisters ergeben sich dadurch ebenfalls interessante KPIs, etwa die Lebensdauer von Maschinen, die Wartungskosten pro Gerät, die Ausfallzeiten sowie die Gesamtkosten einer Anlage (Life Cycle Costs).

Erweitertes Reporting

iese KPIs anhand der Reports von Praxedo geben dem Dienstleister bereits erste Antworten auf die oben genannte Frage, ob und vor allem wie profitabel der eigene Service ist. Allerdings beziehen diese Reports noch kein systemübergreifendes Reporting des Unternehmens mit ein. Hier kommt Praxedo Advanced Analytics ins Spiel, eine Erweiterung der Firma Service Conception GmbH aus Landsberg am Lech. Das Unternehmen hat sich auf die Beratung von Service-Dienstleistern spezialisiert und unterstützt unter anderem bei der Analyse von Service-Daten, um beispielsweise neue Leistungen und Geschäftsfelder zu erschließen oder zusätzlichen Nutzen für den Endkunden zu ermöglichen.   Praxedo Advanced Analytics ist eine Erweiterung für Praxedo und ermöglicht eine tiefergehende Analyse der Service-Dienstleistungen anhand vieler KPIs. Wie Praxedo selbst kann dieser Dienst webbasiert genutzt werden. Das Analyse-Modul nutzt verschiedene unternehmensweite Datenquellen, um aussagekräftige KPIs zu erstellen. Im Service-Prozess kann das etwa die Reaktionszeit (Zeitdifferenz zwischen Auftragseingang und Technikertermin) sein oder die Erledigungszeit (Zeitdifferenz zwischen Auftragseingang und Rechnungsausgang). Auch die Beziehung von produktiver und unproduktiver Zeit lässt sich so erfassen. Aus diesen Kennzahlen lässt sich etwa ein Bonussystem für den Außendienst ableiten.

Detaillierte Kennzahlen

Die KPIs geben auch Aufschluss über die Qualität und Sicherheit von Prozessen. So sind etwa die benötigte Anzahl von Einsätzen pro Anlage, die Servicekosten pro Anlage oder die Ersatzteilverbräuche pro Anlage und Anlagentyp wichtige Indikatoren. Für den Vertriebsprozess ergeben sich ebenfalls sehr hilfreiche Informationen: So sieht man nicht nur den Serviceumsatz und die Servicekosten, sondern kann auch Kostentreiber aufspüren. Und nicht zuletzt kann man die Profitabilität der Serviceorganisation beweisen.   Außerdem können Kennzahlen den Wissensmanagement-Prozess im Unternehmen unterstützen. So lassen sich etwa die meistnachgefragten Service-Artikel oder -Dienstleistungen erfassen. Oder dank Fehlertracking die häufigsten Schadensursachen. Hier kann man etwa die effektivsten Maßnahmen anhand der erfassten Ursachenerkennung dem Kunden oder Techniker aufzeigen.   Alle KPIs werden bei Praxedo Advanced Analytics in einem Dashboard übersichtlich dargestellt. Per Klick lassen sich Reports als Grafik erstellen, in denen man die beispielsweise die zeitliche Entwicklung bestimmter KPIs gut verfolgen kann. Zudem können Sie dort auch nach bestimmten Kriterien filtern und sich so etwa Geräte mit Servicekosten über einem bestimmten Betrag oder nach Ersatzteilverbrauch aufschlüsseln lassen. Praktisch: Neben der Darstellung im Board verschickt Praxedo Advanced Analytics Berichte auf Wunsch auch per E-Mail. Regelmäßige Berichte können Sie sich so als Pulse zukommen lassen. Warnungen und Hinweise gibt es als Alerts, sobald etwa ein bestimmter Wert oder eine Kennzahl abweicht.   

Der Schlüssel zu höherer Rentabilität

Kommen wir zur Eingangsfrage zurück: Ist Ihr Service profitabel? Diese Frage kann nur beantworten, wer Ergebnis und Aufwände gründlich analysiert. Hier können vertiefte Reports mithilfe von Praxedo Advanced Analytics eine große Hilfe sein. Sie werten nicht nur die Daten der Software zur Einsatzplanung aus, sondern setzen sie in Beziehung zu verschiedenen anderen Unternehmensdaten. Daraus lassen sich aufschlussreiche KPIs zu Service-Leistungen, Prozessen und Umsätzen generieren. Diese bieten eine viel verlässlichere Grundlage, um die Frage nach der Profitabilität zu beantworten. Nicht zuletzt ermöglichen Sie aber auch Entscheidungen, um die Gesamtrentabilität zu erhöhen, neue Geschäftsfelder zu erschließen und sich gegebenenfalls von unprofitablen Service-Dienstleistungen zu trennen.