Wie MCBS seine Abläufe mit Praxedo & Microsoft Dynamics 365 Business Central optimiert hat

Erzählen Sie uns kurz über Ihr Unternehmen und Ihr Angebot.

Bei MCBS sind wir auf Kesselwartung spezialisiert und seit etwa sieben Jahren in Montreal, Quebec tätig. Mit über 20 Jahren Felderfahrung erkannte ich früh, dass sich mit dem Wachstum unseres Unternehmens auch unsere Betriebsabläufe weiterentwickeln mussten. Anfänglich war ich der einzige Techniker, doch als wir auf sechs Techniker im Außendienst und drei Büromitarbeiter angewachsen waren, reichten unsere bisherigen Methoden einfach nicht mehr aus.

Vor welchen Herausforderungen standen Sie vor der Einführung von Praxedo?

Vor der Einführung von Praxedo arbeiteten wir mit verstreuten Informationen, Excel-Tabellen, Papierdokumenten und verschiedenen Anwendungen. Alles steckte im Grunde in meinem Kopf. Wir hatten immer wieder Probleme mit Missverständnissen bei Serviceeinsätzen, nicht abgeschlossenen Nachverfolgungen und Technikern, die ohne die notwendigen Ersatzteile zum Einsatzort fuhren. Ich fühlte mich ständig überfordert, löste ein Problem nach dem anderen, und der Stress wirkte sich auf mein Privatleben aus. Mit zwei kleinen Kindern zu Hause arbeitete ich bis spät in die Nacht und an Wochenenden und das war auf Dauer nicht tragbar.

Der Bedarf an einem einheitlichen System wurde immer offensichtlicher, als sich die Fehler häuften. Wir suchten nach einer Lösung, die das bietet, was ich gerne eine „einzige Quelle der Wahrheit“ nenne und so fanden wir Praxedo.

Wie nutzen Sie und Ihr Team das Produkt? Was ist das Hauptproblem, das Praxedo für Sie löst?

Die Field-Service-Management-Lösung von Praxedo in Kombination mit der Integration in Microsoft Dynamics Business Central gab uns genau das, was wir brauchten. Eines der wichtigsten Probleme, die Praxedo für uns gelöst hat, ist die Transparenz über den gesamten Workflow: vom ersten Kundenanruf bis zur abgeschlossenen, abgerechneten und bezahlten Arbeit. Diese Übersicht war vorher nicht möglich. Mit Praxedo sind all diese verstreuten Daten zentralisiert und für alle zugänglich, egal ob im Büro oder im Außendienst.

Ein besonders wertvolles Feature ist die Lagerverwaltung. Eines unserer größten Probleme war, dass Techniker ohne die richtigen Teile vor Ort ankamen, was zu Verzögerungen, zusätzlichen Fahrten und verschwendeten Stunden führte. Praxedo bietet eine Funktion, mit der unsere Techniker ihren Lagerbestand direkt vom Mobilgerät aus prüfen können, noch bevor sie losfahren. Sie sehen, ob die benötigten Teile im Fahrzeug vorhanden sind, und erhalten andernfalls eine Benachrichtigung mit dem Standort des nächstgelegenen verfügbaren Bestands. Das hat die Zahl der Serviceunterbrechungen drastisch reduziert und unsere Effizienz im Außendienst erheblich gesteigert.

Ein weiterer Gamechanger ist der Smart Scheduler. Unser Dispositionsteam verbrachte früher Stunden damit, Einsätze zu koordinieren, oft mit Google Maps, um Routen manuell zu planen und sicherzustellen, dass die Techniker die richtigen Teile dabeihaben. Jetzt automatisiert der Smart Scheduler von Praxedo all das. Er berücksichtigt Faktoren wie Einsatzorte, verfügbare Teile und Technikerqualifikationen, um Routen zu optimieren und spart uns damit unzählige Stunden manueller Arbeit.

Wo sehen Sie die größten Vorteile und Ergebnisse seit der Einführung von Praxedo?

Den größten Nutzen seit der Einführung von Praxedo sehen wir darin, wie es die operativen Engpässe beseitigt hat. Früher war ich in jeden Schritt eingebunden: Disposition, Servicenachverfolgung, Abrechnung und so weiter. Jetzt kann ich einen Schritt zurücktreten, und dank der nahtlosen ERP-Integration läuft alles reibungslos ohne meine ständige Kontrolle. Es fühlt sich nicht mehr wie ein Krisenmodus an, und das Team fühlt sich stärker befähigt, Aufgaben eigenständig zu erledigen.

Eines der greifbarsten Ergebnisse ist die Steigerung unserer abrechenbaren Stunden. Vor Praxedo haben wir nur etwa 80 % der tatsächlichen Arbeitsstunden unserer Techniker in Rechnung gestellt. Heute erfassen wir 100 % dieser Stunden dank besserer Planung und weniger operativer Fehler. Der Unterschied zeigt sich klar in unserer Bilanz, und wir erzielen mehr Rentabilität, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Was unterscheidet Praxedo von anderen Lösungen?

Was Praxedo für uns wirklich auszeichnet, ist die Bereitschaft, die Lösung an unsere spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Wir haben eng mit dem Team zusammengearbeitet, um spezialisierte Checklisten und Workflows zu entwickeln, die zu unseren Abläufen passen. Das Support-Team war bei jedem Schritt an unserer Seite und hat uns geholfen, das System auf unser Unternehmen zuzuschneiden, die Reaktionsfähigkeit war schlichtweg beeindruckend.

Wir waren Teil der frühen Entwicklungsphase der Praxedo-Integration mit Business Central, und die Zusammenarbeit war außergewöhnlich. Wir haben unsere betrieblichen Herausforderungen geteilt, und gemeinsam wurde eine Lösung entwickelt, die nicht nur funktionierte, sondern unsere Erwartungen übertraf. Die bidirektionale Kommunikation zwischen ERP und Praxedo stellt beispielsweise sicher, dass alles – von Angeboten bis zur Serviceabwicklung – in Echtzeit abgewickelt wird. Dieses Feature allein war von unschätzbarem Wert, da es unsere finanziellen und operativen Außendienstprozesse nahtlos verbindet.

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Die Einführung von Praxedo hat nicht nur unsere Geschäftsabläufe verbessert, sondern auch den Stress für mich und mein Team deutlich reduziert. Unsere Techniker sind jetzt besser ausgestattet, unsere Disponenten verbringen weniger Zeit mit der Koordination, und unsere Backoffice-Prozesse laufen effizienter. Das System ermöglicht es uns, abrechenbare Stunden zu prognostizieren, den Lagerbestand zu verwalten und professionelle Berichte zu erstellen, was unsere Kundenkommunikation verbessert und unsere Servicequalität gesteigert hat.

Ich würde Praxedo uneingeschränkt jedem Unternehmen empfehlen, das seine Field-Service-Abläufe optimieren möchte. Es war ein transformatives Werkzeug für MCBS, und ich bin überzeugt, dass es anderen Unternehmen in der Fieldservice-Branche denselben Mehrwert bieten kann.