Erfolgsgeschichte: Wie ein führendes Medizintechnik-Unternehmen mit Praxedo die Einsätze pro Mitarbeiter um bis zu 25 % steigern konnte

Die Ausgangslage: Papierbasierte Prozesse im konservativen Marktumfeld

Die Diagnostikgeräte des Herstellers zeichnen sich durch eine extrem hohe Lebensdauer aus (30 bis 40 Jahre) und erfordern regelmäßige Wartungen (1-2 Mal pro Jahr). Dennoch prägten veraltete Abläufe den Kundendienst-Alltag:

• Manueller Papierkreislauf: Wartungsmappen mit historischen Protokollen wurden physisch an die Techniker übergeben und in Papierordnern archiviert.
• Keine Transparenz: Es fehlte der Überblick darüber, wo sich die Techniker befanden, wie viele Einsätze offen waren und wie groß der Arbeitsrückstand war.
• Analoge Tourenplanung: Die Einsatzplanung erfolgte manuell über Google Maps.
• Lange Abrechnungszyklen: Vom abgeschlossenen Einsatz beim Kunden bis zur finalen Abrechnung im ERP-System vergingen früher meist 3 bis 5 Wochen.

„Wo ist welcher Techniker, wie viele Einsätze gibt es, wie viel Rückstand haben wir? Vor Praxedo gab es schlichtweg keine Transparenz im Außendienst.“

Die Entscheidung für Praxedo: Nahtlose Sage-Integration & intuitive Bedienung

Treibende Kraft für den Wandel war der Wunsch der Geschäftsführung und technikaffiner Kundendienst-Mitarbeiter nach mehr Transparenz und modernen Prozessen. Auf Empfehlung des Sage-Partners fiel die Wahl schnell auf Praxedo.

Die ausschlaggebenden Kaufkriterien:

1. Sage 100 Connector: Nahtlose Anbindung und Konnektivität an das bestehende ERP-System.
2. Klares Anforderungsprofil: Fokus auf wesentliche Kernfunktionen ohne überflüssige Zusatzmodule.

3. Intuitives Handling: Einfache und benutzerfreundliche Handhabung.

Attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis: Finanziell überzeugendes Gesamtpaket.

Messbare Erfolge & ROI: Die Kennzahlen auf einen Blick

Trotz anfänglicher Skepsis und dem Aufwand bei der Digitalisierung analoger Papiervorlagen zahlt sich der Wechsel für das Service-Team – bestehend aus 9 Außendiensttechnikern und 4 Disponenten – täglich aus:

• Gesamteinsätze pro Tag: +15 % bis +20 % Steigerung der Einsätze
• Produktivität pro Mitarbeiter: +20 % bis +25 % mehr Einsätze pro Techniker
• Abrechnungsgeschwindigkeit: Reduzierung von früher 3–5 Wochen auf tagesaktuelle Validierung
• Personal-Effizienz: 0,5 Planungsstellen im Innendienst eingespart bzw. sinnvoll umverteilt
• Entlastung beim Fachkräftemangel: Erhöhte Kapazität fängt fehlende personelle Ressourcen ab

Der operative Nutzwert im Außendienst-Alltag

Neben den harten Fakten hat sich Praxedo in mehreren Schlüsselbereichen der Medizintechnik als unverzichtbar erwiesen:

• Zeitersparnis bei der Wartung: Vorausgefüllte Wartungslisten sparen den Technikern vor Ort wertvolle Zeit.
• Verlässlicher Offline-Modus: Gerade in stark abgeschirmten Räumlichkeiten und Kellern von Kliniken, in denen kein Mobilfunknetz vorhanden ist, werden Daten lokal und zuverlässig auf dem Tablet gespeichert.

• Direkte Navigation: Einsätze können direkt aus der App heraus über Navigations-Apps angesteuert werden.
• TÜV- & QM-Audits: Durch die zentrale Datenspeicherung, Lückenlosigkeit und hohe Transparenz lassen sich Auswertungen für Qualitätssicherung und TÜV-Audits deutlich einfacher durchführen.

• Echtzeit-Dokumentation: Die Einsatzdokumentation ist sofort einsehbar. Am Folgetag werden die Berichte nach dem Vier-Augen-Prinzip validiert, was die Rechnungsstellung massiv beschleunigt.

Fazit & Empfehlung für die Medizintechnik-Branche

Auch wenn die Umstellung ein zeitintensiver Change-Prozess war, hat Praxedo im gesamten Unternehmen – von der Geschäftsführung über die Disposition bis hin zu den Außendienst Technikern – extrem viele Befürworter gewonnen.

„Anderen Unternehmen der Medizintechnik kann man die Digitalisierung mit Praxedo nur dringend raten. Es ist am Anfang ein zeitintensiver Prozess, aber die Investition lohnt sich auf lange Sicht definitiv. Man sieht die Erträge schnell und kann sie klar beziffern.“

Praxedo auf den Punkt gebracht:

„Intuitiv. Digital. Vernetzt.“