Geolokalisation im Außendienst: Arbeitsrecht und Datenschutz sicher umsetzen

Die Ortung von Firmenfahrzeugen und mobilen Endgeräten bietet enorme Vorteile für die Einsatzplanung, wirft aber auch komplexe rechtliche Fragen auf. Um die Geolokalisation im Außendienst rechtskonform zu nutzen, müssen Unternehmen die Grenzen zwischen Arbeitsrecht und Datenschutz genau kennen. In unserer Expertenmeinung erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen die Erfassung von Standortdaten bei Beschäftigten zulässig ist.

Rechtliche Grundlagen der Standortbestimmung

Die Erhebung von Geodaten stellt einen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter dar. Gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und DSGVO ist eine solche Maßnahme nur zulässig, wenn sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Das Arbeitsrecht setzt hier enge Grenzen: Eine permanente Überwachung („Gläserner Mitarbeiter“) ohne konkreten betrieblichen Zweck ist unzulässig.

Betriebliche Zwecke für zulässige Geolokalisation

Zulässig ist die Ortung in der Regel dann, wenn sie der Sicherheit der Beschäftigten, dem Diebstahlschutz von Fahrzeugen oder der Optimierung der Einsatzplanung dient. So kann die Zuweisung eines dringenden Notfallauftrags an den nächstgelegenen Techniker ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers darstellen. In diesen Fällen überwiegt der organisatorische Nutzen gegenüber dem privaten Geheimhaltungsinteresse des Mitarbeiters während der Dienstzeit.

Datenschutz und die Mitbestimmung des Betriebsrats

Beim Einsatz von Systemen zur Geolokalisation muss der Datenschutzbeauftragte frühzeitig eingebunden werden. Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert. Zudem hat der Betriebsrat bei der Einführung von technischen Einrichtungen, die zur Überwachung der Leistung oder des Verhaltens der Arbeitnehmer geeignet sind, ein zwingendes Mitbestimmungsrecht.

Transparenz und Einwilligung der Mitarbeiter

Eine wesentliche Säule für den rechtssicheren Einsatz ist die Transparenz gegenüber den Beschäftigten. Mitarbeiter müssen vorab schriftlich über den Umfang, den Zweck und die Dauer der Datenerhebung informiert werden. Eine freiwillige Einwilligung kann in bestimmten Fällen als Rechtsgrundlage dienen, wobei im Arbeitsverhältnis aufgrund der Abhängigkeit des Arbeitnehmers besonders hohe Anforderungen an diese Freiwilligkeit gestellt werden.