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Wie eine Field-Service-Management-Lösung den Bezahlprozess beschleunigt

Wolff
Constanze Wolff
12 Juli 2022

Wieviel Zeit vergeht zwischen dem Auftragsabschluss durch Ihren Techniker und der Rechnungsstellung an den Kunden? Wenn die Antwort „mehrere Tage oder Wochen“ lautet, ist es an der Zeit, Ihre Service-Management-Prozesse zu beschleunigen. Der Wechsel von Arbeitsblättern oder Excel-Tabellen zu einer komplett digitalen Lösung spart Zeit, Geld und Nerven. 

Je höher der Anteil nicht abrechenbarer Arbeitsstunden in Ihrem Unternehmen ist, desto geringer ist dessen Produktivität. Eine papierbasierte Dokumentation ist für einen großen Teil dieser Stunden verantwortlich: Sämtliche Daten müssen zunächst am Auftragsort erfasst und dann noch einmal in das ERP-System übernommen werden. Wird dieser Prozess automatisiert, beschleunigt sich der Cashflow spürbar. So hat das kanadische Unternehmen Vari-Therm Ltd. den Zeitraum bis zur Rechnungsstellung durch den Einsatz der Praxedo-Field-Service-Management-Software von zwei Wochen auf einen Tag verkürzt. „Dank der Automatisierung wissen wir in der Zentrale immer sofort, wenn ein Auftrag durch den Techniker abgeschlossen wurde, die Rechnungsstellung wird automatisch ausgelöst und überwacht“, kommentiert Vorstandsvorsitzender Steve Johnstone.

Alles beginnt am Einsatzort

Die digitale Transformation Ihrer Service- Prozesse beginnt im Außeneinsatz – das ist der Ort, an dem alle für die Rechnungsstellung erforderlichen Daten von Ihren Mitarbeitern erfasst werden. Ihr Team ist mobil, also sollten es auch die Tools sein, mit denen das Team arbeitet. Ein professionelle Field-Service-Management-Lösung sollte auf Smartphones und Tablets laufen und unter anderem folgende Features enthalten:

  • individuelle und an Ihre Branche angepasste Formulare und Checklisten
  • Checkboxen, Drop-down-Menüs und Textbausteine für schnelles Arbeiten
  • automatische Hinweise auf fehlende Daten
  • Scanfunktion für Bar- oder QR-Codes auf Ersatzteilen oder Verbrauchsmaterial
  • Integration von Fotos und Videos durch den Außendienst vor Ort
  • Möglichkeit zur Aufnahme digitaler Unterschriften
  • offene Schnittstellen für eine reibungslose Integration in vorhandene CRM- und/oder ERP-Systeme
  • Offline-Nutzung mit automatischer Synchronisation bei Wiederherstellung der Netzanbindung

Aber auch auf dem Weg zum Einsatzort und bei der Nachbereitung eines Auftrags sorgt eine professionelle Field-Service-Management-Software für spürbare Entlastung:

  • GPS-basierte Routenplanung unter Berücksichtigung der aktuellen Verkehrslage
  • automatische Arbeitszeiterfassung ohne zusätzliche Stundenzettel
  • Zusammenstellung individueller Reports und unternehmensweiter KPIs

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