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Field Service Management: Tipps für eine effiziente Einsatzplanung

JHI
Julian Hiemer
15. Oktober 2024
4 Min Lesedauer

Die effiziente Planung von Serviceeinsätzen ist eine der zentralen Herausforderungen im Field Service Management. Techniker müssen termingerecht beim Kunden ankommen, die richtige Ausrüstung dabeihaben und die Einsätze reibungslos ausführen. Eine durchdachte Einsatzplanung hat somit nicht nur direkte Auswirkungen auf die Produktivität der Außendienstteams, sondern auch auf die Kundenzufriedenheit.

Eine Field Service Management-Software bietet hierfür zahlreiche Funktionen, die von der Planung per Drag-and-Drop bis hin zur Unterstützung durch künstliche Intelligenz reichen. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte der Einsatzplanung und deren Optimierung erläutert.

Herausforderungen bei der Einsatzplanung im Field Service Management

Die Einsatzplanung ist ein Kernstück jeder Serviceorganisation. In der Diposition müssen die Aufgaben den bestgeeigneten Technikern zugewiesen werden, während deren Zeitpläne nicht überladen werden dürfen. Gleichzeitig sollen die Techniker möglichst wenig Zeit auf der Straße verbringen, um sich auf die eigentliche Arbeit beim Kunden zu konzentrieren.

Um dies zu erreichen, werden wiederkehrende Wartungstermine mit dringenden Einsätzen intelligent abgeglichen. Hierbei kommt es auf die richtige Balance an: Vertragsverpflichtungen gegenüber Kunden müssen eingehalten und zeitliche Engpässe vermieden werden. Eine moderne Field Service Management-Software wie Praxedo unterstützt den Disponenten dabei, indem sie auf einem einzigen Dashboard alle relevanten Informationen zur Verfügung stellt. So können Aufträge per Drag-and-Drop verschoben, Zeitpläne angepasst oder Aufgaben neu zugewiesen werden.

Ein besonderes Feature solcher Softwarelösungen ist die Möglichkeit, Notfalleinsätze dynamisch einzuplanen. Auf Knopfdruck zeigt die Software, welcher Techniker sich in der Nähe des Einsatzortes befindet und die benötigte Qualifikation hat.

Wiederkehrende Einsätze effizient planen

Neben den täglichen Notfalleinsätzen müssen auch regelmäßig wiederkehrende Wartungsarbeiten berücksichtigt werden. Eine Field Service Management-Software wie Praxedo ermöglicht es, solche wiederkehrenden Einsätze automatisiert zu planen. Für bestimmte Standorte oder Geräte können Wartungsintervalle festgelegt werden, die dann automatisch in den Zeitplan der Techniker integriert werden.

Diese automatisierte Planung spart nicht nur Zeit, sondern stellt sicher, dass keine Wartungstermine übersehen werden. Sollten für einen Einsatz mehrere Techniker benötigt werden, lässt sich dies ebenfalls einfach in der Software abbilden. So können alle relevanten Teammitglieder in die Planung einbezogen werden, und ihre Arbeitszeiten bleiben dabei stets im Blick.

Maximale Effizienz mit minimalem Aufwand

Eine gute Field Service Management-Software sorgt dafür, dass Einsätze mit wenigen Klicks geplant und koordiniert werden können. Das integrierte Mapping-Modul bietet eine visuelle Darstellung der Techniker, ihrer aktuellen Standorte und ihrer Aufgaben. Dies ermöglicht es dem Disponenten, komplexe Aufgaben schnell und effizient zu verteilen.

Mit einem einfachen Klick auf einen Einsatz kann die Verfügbarkeit der Techniker angezeigt werden, während ein weiterer Klick den Einsatz in den Tagesplan einfügt. Diese Funktionalität erleichtert es, dringende Einsätze dynamisch und ohne großen Aufwand zu integrieren.

“Intelligente” Einsatzplanung für Techniker

Bei der Planung von Einsätzen für Außendiensttechniker müssen viele Faktoren berücksichtigt werden:

  • Art und Dauer des Einsatzes
  • Fahrzeit und Verkehrsbedingungen
  • Verfügbarkeit und Qualifikation der Techniker
  • Ersatzteilbestände

Künstliche Intelligenz kann den Disponenten dabei unterstützen, all diese Parameter zu berücksichtigen und innerhalb kürzester Zeit den optimalen Zeitplan vorzuschlagen. Praxedo hat hierfür den SmartScheduler entwickelt, der auf Algorithmen basierte Planungsvorschläge in Echtzeit bietet. Anders als herkömmliche Planungslösungen, die nur einmal am Tag den “idealen” Zeitplan berechnen, reagiert der SmartScheduler auch während des Tages auf Notfälle und unvorhergesehene Ereignisse.

Unterstützung durch Entscheidungshilfen

KI-gestützte Planungstools wie der SmartScheduler entlasten die Disposition, ersetzen sie jedoch nicht. Stattdessen unterstützen sie bei der Entscheidungsfindung, indem sie eine optimale Einsatzplanung vorschlagen, die bei Bedarf angepasst kann. Dabei können wichtige Parameter wie die Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs), Fahrzeiten und die Belastung der Techniker berücksichtigt werden.

Selbstständige Einsatzplanung durch Techniker

Eine moderne Field Service Management-Software sollte den Technikern vor Ort ebenfalls eine gewisse Autonomie ermöglichen. Auf ihrem mobilen Gerät können sie auf Einsätze in ihrer Nähe zugreifen und, falls sie verfügbar sind, einen Auftrag selbstständig übernehmen. Dies erhöht nicht nur die Flexibilität, sondern auch die Effizienz des gesamten Teams.

Fazit: Effiziente Einsatzplanung dank Field Service Management-Software

Die Einsatzplanung im Field Service Management ist eine komplexe Aufgabe, die viele Faktoren berücksichtigt. Eine moderne Field Service Management-Software wie Praxedo bietet hierbei wertvolle Unterstützung. Durch automatisierte Planung und intelligente Algorithmen wird die Effizienz gesteigert und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit verbessert. Dank der Möglichkeit, Einsätze dynamisch zu planen und zu überwachen, sind Unternehmen jederzeit in der Lage, auf Notfälle schnell zu reagieren und die Arbeitslast ihrer Techniker optimal zu verteilen.