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Wartung von medizinischen Geräten: Mit einer Field Service Management-Software zur Einhaltung Ihrer vertraglichen Verpflichtungen

JHI
Julian Hiemer
18. Oktober 2024
6 Min Lesedauer

Die Qualität der medizinischen Versorgung hängt nicht nur von der Kompetenz des Personals, sondern auch von einer gut gewarteten und leistungsfähigen technologischen Ausstattung ab. Insbesondere in Deutschland stehen viele Gesundheitseinrichtungen vor der Herausforderung, veraltete medizinische Geräte aufgrund von Budgetbeschränkungen weiterhin nutzen zu müssen. Defekte Geräte beeinträchtigen jedoch nicht nur den Betrieb und die Wirtschaftlichkeit der Einrichtung, sondern auch den Ruf und die Patientenversorgung. Eine gut organisierte und effiziente Wartung medizinischer Geräte ist daher unerlässlich.

Der stark regulierte Markt der Medizintechnik

In Deutschland ist der Markt für Medizintechnik stark fragmentiert. Laut dem BVMed (Bundesverband Medizintechnologie) besteht die Branche überwiegend aus kleinen und mittelständischen Unternehmen, die sich einer zunehmenden Konkurrenz und strengen Regularien stellen müssen. Neben der Entwicklung und dem Vertrieb von Medizintechnik müssen Hersteller und Dienstleister hohe Standards bei der Wartung und Pflege der Geräte erfüllen.

Die Wartung medizinischer Geräte wird dabei durch zahlreiche gesetzliche Vorgaben und Normen geregelt, etwa durch die MPBetreibV (Medizinprodukte-Betreiberverordnung). Diese legt fest, dass die Geräte regelmäßig geprüft und gewartet werden müssen, um einen ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten. Zudem müssen sämtliche Wartungs- und Prüfarbeiten dokumentiert und über die gesamte Betriebsdauer des Geräts archiviert werden. Bei der Wartung durch Dritte sind die genauen Modalitäten, wie die zu erbringenden Leistungen und Ressourcen, in einem Vertrag festzuhalten.

Wartung von medizinischen Geräten: Ein Bereich mit hohen Anforderungen

Die Wartung medizinischer Geräte erfordert nicht nur technisches Fachwissen, sondern auch die Einhaltung strenger vertraglicher und regulatorischer Anforderungen. Dies betrifft sowohl präventive als auch kurative Wartungsarbeiten. Um den hohen Anforderungen gerecht zu werden, ist der Einsatz moderner digitaler Tools unverzichtbar. Insbesondere Field Service Management-Software bietet hier zahlreiche Vorteile. Sie hilft dabei, Wartungspläne effizient zu gestalten, Techniker mit den richtigen Qualifikationen auszuwählen und sicherzustellen, dass alle Arbeiten ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Die Herausforderung der präventiven Wartung

Präventive Wartung ist besonders wichtig, um die Ausfallzeiten von medizinischen Geräten zu minimieren. Ein plötzliches Versagen von Geräten kann nicht nur Gesundheitsrisiken für Patienten mit sich bringen, sondern auch hohe Kosten für die Einrichtungen verursachen. Regelmäßige Wartung reduziert diese Risiken und sorgt dafür, dass die Geräte in einwandfreiem Zustand bleiben. In Deutschland müssen alle Maßnahmen zur Instandhaltung und Wartung präzise dokumentiert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Eine Field Service Management-Software wie Praxedo ermöglicht es, Wartungsverträge zu planen und automatisierte Erinnerungen zu erstellen, um sicherzustellen, dass kein Termin übersehen wird.

Warum eine Field Service Management-Software?

Die Wartung medizinischer Geräte ist komplex, da eine Vielzahl von Parametern berücksichtigt werden muss, darunter gesetzliche Vorschriften, die Verfügbarkeit der Geräte, ihre Lebensdauer und mögliche Ausfallkosten. Besondere Herausforderungen ergeben sich in hochsensiblen Bereichen wie der Radiologie, der Anästhesie und der Intensivmedizin, wo die Geräte extrem wichtig sind.

Eine spezialisierte Field Service Management-Software bietet hier viele Vorteile. Sie ermöglicht es, den richtigen Techniker für den jeweiligen Einsatz zu finden und ihm alle notwendigen Informationen, wie technische Dokumentationen und Einsatzhistorien, digital zur Verfügung zu stellen. Dies sichert eine hohe Servicequalität und verkürzt gleichzeitig die Dauer der Wartungseinsätze.

Einhaltung von Vorschriften bei der Wartung

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist ein wesentlicher Bestandteil der Wartung medizinischer Geräte. Praxedo unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen. Die Software ermöglicht es, alle durchgeführten Arbeiten zu dokumentieren und sicherzustellen, dass der Kunde eine ordnungsgemäße Wartung seiner Geräte nachweisen kann. Zudem können die Berichte automatisch in digitaler Form erstellt und archiviert werden, was die Zeit bis zur Rechnungsstellung erheblich verkürzt.

Digitaler Zugriff auf wichtige Informationen

Techniker, die medizinische Geräte warten, benötigen jederzeit und an jedem Ort Zugriff auf wichtige Informationen. Da Gesundheitseinrichtungen über eine Vielzahl unterschiedlicher und teilweise komplexer Geräte verfügen, müssen Techniker in der Lage sein, auf technische Details und Wartungsdokumentationen zuzugreifen – online wie offline. Eine Field Service Management-Software bietet hier die Möglichkeit, alle relevanten Informationen über ein mobiles Endgerät abzurufen und die Historie der durchgeführten Wartungsarbeiten einzusehen.

Rückverfolgbarkeit und Historie der Wartungsarbeiten

In Deutschland ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Wartungsarbeiten an medizinischen Geräten über ihre gesamte Lebensdauer hinweg lückenlos dokumentiert werden. Praxedo ermöglicht es, eine vollständige Historie aller Eingriffe zu erstellen und sicherzustellen, dass alle vorgeschriebenen Wartungsarbeiten durchgeführt wurden. Über die elektronische Signaturfunktion können Techniker zudem Einsätze direkt vor Ort bestätigen.

Praxedo in der Praxis: Erfolgsberichte

Henry Schein: Autonomie und schnellere Rechnungsstellung

Das Unternehmen Henry Schein, das sich auf zahnmedizinische Geräte spezialisiert hat, konnte durch den Einsatz von Praxedo seine Arbeitsabläufe deutlich verbessern. Früher wurden Einsatzberichte manuell in dreifacher Ausfertigung erstellt und per Post an die Rechnungsabteilung geschickt, was zu Verzögerungen führte. Durch die Einführung von Praxedo konnte der gesamte Einsatzzyklus digitalisiert werden, was die Arbeitsabläufe optimierte und die Autonomie der Techniker stärkte. Dies führte dazu, dass die Rechnungsstellung von ehemals sieben Wochen auf 48 Stunden verkürzt werden konnte.

Aura Health: Verbesserte Rückverfolgbarkeit von Wartungsarbeiten

Auch der Verein Aura Health, der Patienten mit Niereninsuffizienz behandelt, setzt auf Praxedo. Die Organisation hat ihre Einsatzplanung digitalisiert, um die steigende Anzahl an Wartungseinsätzen zu bewältigen. Mit Praxedo konnten die Techniker ihre Einsätze effizienter planen und die Rückverfolgbarkeit der durchgeführten Arbeiten sicherstellen. Dies ermöglichte es Aura Health, die Anforderungen der gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen und den Arbeitsaufwand ihrer Techniker zu optimieren.

Fazit: Effiziente Wartung durch spezialisierte Software

Die Wartung medizinischer Geräte ist eine hochkomplexe Aufgabe, die strenge gesetzliche Vorgaben und technische Expertise erfordert. Mit einer Field Service Management-Software wie Praxedo können Unternehmen nicht nur die Effizienz ihrer Wartungsprozesse steigern, sondern auch die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Die Digitalisierung der Wartungsabläufe ermöglicht es, alle relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung zu haben und den gesamten Prozess zu optimieren.

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