Mrz 17

Einsatz- und Tourenplanung: 5 schlechte Angewohnheiten, die Sie 2020 vergessen sollten

Gepostet von : Kieran Le Peron / Etiketten : , ,

Einsatz- und Tourenplanung: 5 schlechte Angewohnheiten, die Sie 2020 vergessen sollten

Der Jahresanfang eignet sich immer wieder für gute Vorsätze. Aber dieses Jahr ist anders! Dieses Jahr müssen Sie sich auch wirklich daran halten! Wenn Sie es nicht schon getan haben, könnten Sie sich jetzt in einem Fitness-Studio anmelden, aufhören zu rauchen, rotes Fleisch nur noch einmal pro Woche essen oder Ihre Kinder mindestens zwei Mal pro Woche von der Schule abholen.
 
All das ist gut und schön, aber was haben Sie sich im geschäftlichen Bereich vorgestellt?
 
Im Jahr 2020 sollten Sie durchstarten und ein paar schlechte Angewohnheiten abschaffen, die die Entwicklung Ihrer Aktivitäten im Dienstleistungssektor bremsen.
 
Also nehmen Sie noch einen guten Vorsatz mit hinzu: Optimieren Sie Ihre Einsatz- und Tourenplanung. Um das zu schaffen, sind hier 5 schlechte Praktiken, die Sie noch dieses Jahr ausmerzen sollten!

Die Planung Ihrer Einsätze per Hand

Wir haben also 2019 hinter uns gelassen. Wir haben das 50. Jubiläum der ersten Mondlandung gefeiert. Und Sie erstellen die Tourenpläne Ihrer Techniker immer noch per Hand … Sehen Sie das Problem? Einsätze manuell zu planen, ist eine komplexe und ermüdende Aufgabe. So werden Sie niemals effizient und zeitnah auf Anfragen Ihrer Kunden reagieren oder Ihre Einsätze effizient nachverfolgen können.
 
Einsätze planen, regelmäßige Wartungseinsätze und Notfalleinsätze jonglieren, die Verfügbarkeit der Techniker im Auge behalten, Fahrzeiten einplanen, für diesen oder jenen Einsatz benötigte Kompetenzen einschätzen .. Schnell wächst einem diese Arbeit über den Kopf und wird schlicht unmöglich. Sie brauchen also eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung, die die Planung automatisiert, Einsätze zuteilt und einen großen Teil der mühseligen Arbeit an Ihrer Stelle tut.
 
Auf diese Weise können Sie sich auf das Wichtige konzentrieren, auf das, was für Entwicklung Ihrer professionellen Aktivitäten wirklich zählt: die Zufriedenheit Ihrer Kunden! Das ist also der erste gute Vorsatz für Ihr Unternehmen im Jahr 2020.

Einsatzberichte auf Papier

Für Servicetechniker gibt es nichts Langweiligeres als Seiten über Seiten von Formularen nach einem Einsatz auszufüllen, sei es vor Ort beim Kunden, in ihrem Fahrzeug oder abends zu Hause. Diesen Teil ihrer Arbeit mögen sie nicht.
 
Aber auch für die Mitarbeiter in der Verwaltung, die sich um die Abrechnung und die Einsatzberichte kümmern, ist Papier eine Plage. Die Techniker bringen ihnen im Durchschnitt ein oder zwei Mal pro Woche einen Stapel Papier vorbei. Dann liegt der betreffende Einsatz schon mehr oder weniger lang zurück. Da die Techniker im Herzen keine Schriftsteller sind, schreiben sie ihre Berichte oft in Eile, stellenweise unleserlich, inkomplett oder sie fehlen ganz, weil sie unterwegs verloren gegangen sind. Dann muss alles noch einmal per Hand in das IT-System eingegeben werden.
 
Für die Fakturierung stellen Berichte in Papierform einen Engpass dar, der die Zeit zwischen dem Abschluss eines Einsatzes und dem Versand der Rechnung an den Kunden verlängert. Und in dieser Zeit fließt kein Geld in die Kassen Ihres Unternehmens!
 
Ein guter Vorsatz für 2020 besteht also darin, Einsatzberichte in Papierform schlicht und einfach aufzugeben und Ihre Einsatz- und Tourenplanung zu digitalisieren. Jeder würde gewinnen: die Arbeitsbedingungen Ihrer Techniker würden sich verbessern, Ihre Verwaltung wäre schneller, Ihre Kunden hätten komplette Einsatzberichte und könnten die bei ihnen durchgeführten Einsätze nachverfolgen, Ihre Buchhaltung könnte Rechnungen noch am Tag des Einsatzes abschicken.

Keine mobile App für Ihre Techniker

Wartungstechniker erbringen ihre Dienstleistung vor Ort beim Kunden. Sie sind immer unterwegs und selten in der Zentrale. Gleichzeitig sind sie oft das einzige Gesicht, das Ihr Kunde sieht. Es ist undenkbar, dass diese Außendiensttechniker nicht mit einer mobilen App ausgestattet sind, um ihre Produktivität und Effektivität im Einsatz zu verbessern. Eine mobile App, wie sie von Praxedo angeboten wird, ermöglicht es den Technikern, mit einem Klick sowohl auf ihre Einsatzpläne als auch auf alle Informationen, die sie für den Einsatz brauchen, zugreifen zu können. Es ist für ihre Techniker entscheidend, dass sie über alle Informationen für ihren Einsatz in Echtzeit verfügen können.
 
Vor allem müssen sie umgehend über kurzfristige Terminabsagen oder über neue Einsätze informiert werden. Auf der anderen Seite ist es auch wichtig, dass die Techniker ihrerseits effizient und schnell auf Notfälle und unvorhergesehen Vorfälle, die sich in jedem Moment ereignen können, reagieren können.
 
Vergessen Sie auch nicht, dass eine mobile App Sie in die Lage versetzt, permanent mit Ihren Technikern in Verbindung zu bleiben, wobei sie die Kommunikation stark vereinfacht.
Falls es nicht schon längst geschehen ist, sollte Ihr dritter guter Vorsatz also darin bestehen, Ihre Techniker mit einer mobilen App auszustatten, die zu Ihrer Branche passt.

Ihre Software zur Einsatz- und Tourenplanung intern entwickeln

Sie sind ein Dienstleistungsunternehmen. Ihre berufliche Tätigkeit sind Einsätze im Außendienst. Nicht die Entwicklung von Software. Investieren Sie in Ihre Geschäftsfelder, aber verlieren Sie kein Geld in endlosen Entwicklungsprojekten für hausinterne Software. Das ist ein Verlust an Zeit und Geld. Wenn Sie eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung einführen möchte, erfinden Sie das Rad nicht neu, sondern wenden Sie sich an einen erfahrenen Hersteller wie Praxedo. Die Hersteller von Software investieren ihr Know-How und ihre Zeit, um für Ihre Branche die beste Software zu entwickeln.
 
Ein kleiner Rat: Nehmen Sie lieber eine Cloud-Software statt einer Software, die Sie auf Ihren IT-Servern installieren müssen.
Der Vorteil der Cloud besteht darin, dass Sie nur mit Ihrem Passwort zu jeder Zeit und von jedem Ort auf ihre Software zugreifen können. Sogar wenn Ihre Büros in Flammen stehen, ist das kein Problem, weil all Ihre beruflichen Daten in Ihrer Cloud-Software gesichert sind.
 
Ein weiterer Vorteil der Cloud liegt darin, dass Sie sich nicht mit Updates herumärgern müssen. Sie müssen keinen Informatiker beschäftigen, um Ihre Software zu warten. Wenn Sie Ihre Kostenstruktur optimieren und Ihre Investitionen rentabel halten wollen, wenden Sie sich an Spezialisten. Versuchen Sie nicht, alles selbst zu machen. Das wäre der vierte gute Vorsatz für 2020.

Ihre Kunden im Unklaren lassen

Heutzutage ist die Mehrheit Ihrer Kunden sicherlich auch Nutzer von Diensten wie Uber oder Amazon.
Bei Uber kann der Kunde sofort sehen, wo sich der Fahrer im Verhältnis zu seiner eigenen Position befindet. Amazon informiert seine Kunden über jeden einzelnen Schritt seiner Bestellung. Von der Bestellbestätigung, über die Versandbestätigung, den Lieferprozess bis zur erwarteten Zustellung ist der Kunde über alles im Bilde. Glauben Sie wirklich, dass die Kunden nicht die gleiche Erwartungshaltung an Einsätze von Servicetechnikern haben?
 
Die Kunden sind heute an eine fließende Kommunikation in aller Transparenz gewöhnt. Die Erwartungen an Servicequalität sind stark gestiegen. Sie können es sich nicht mehr erlauben, einen Kunden im Unklaren zu lassen, indem Sie ihm sagen, dass der Techniker zwischen 8 Uhr und 14 Uhr zu ihm kommen wird.
 
Sie sollten sich eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung zulegen, mit der Sie SMS oder E-Mails verschicken können, um die Kunden in Echtzeit über das Eintreffen des Technikers zu informieren oder über die noch verbleibende Wartezeit oder über den Fortschritt des Einsatzes, wenn der Kunde nicht vor Ort sein kann.
 
Das ist der fünfte gute Vorsatz, mit dem Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden im Jahr 2020 steigern können.
 

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Zum Autor

Kieran Le Peron ist Direktor für Marketing und Kommunikation bei Praxedo, dem Marktführer für Software zur Einsatz- und Tourenplanung für Außendiensttechniker. Er ist auf Content Branding spezialisiert und für den Praxedo-Blog rund ums Thema Einsatzplanung im Außendienst verantwortlich.

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