Aug 15

Einsatzplanung: Wie beschleunigen Sie Ihre Rechnungsstellung?

Gepostet von : Kieran Le Peron / Etiketten : , , ,

Einsatzplanung: Wie beschleunigen Sie Ihre Rechnungsstellung?

Wieviel Zeit vergeht zwischen einer beendeten Arbeit Ihrer Außendienstmitarbeiter und der Rechnungsstellung? Mehrere Tage? Mehrere Wochen? Es ist Zeit Ihre Einsatz- und Tourenplanung mittels einer für Ihre Geschäfte geeigneten Software zu perfektionieren! Entdecken Sie, wie Sie Ihre Fakturationsprozesse sehr schnell beschleunigen können.

Wie Sie durch eine schlechte Einsatzplanung Zeit für Ihre Rechnungsstellung verlieren.

Welche Methode wenden Sie für Ihre Fakturierung an? Wenn Sie immer noch Papier oder Excel-Tabellen benutzen, können Sie Ihre Fristen durch den Einsatz einer Software 100% digitalisieren und so deutlich beschleunigen.
 

2 Systeme der Rechnungsstellung und ein aufschlussreicher Vergleich

Das kanadische Unternehmen Tundra Process Solutions brauchte vor der Einführung einer Einsatzplanung Software bis zu 5 Wochen für die Abrechnung. Nach der Digitalisierung und Automatisierung der Einsatz- und Tourenplanung für den Außendienst konnte die Zeit der Rechnungsstellung um 75% verringert werden.
 
Vorher, als alle Berichte noch auf Papier geschrieben wurden, mussten die Techniker ohne Unterlass in die Zentrale fahren, um ihre Dokumente abzugeben. Dieses Hin und Her verursachte erhebliche Kosten und reduzierte die verfügbare Arbeitszeit der Servicetechniker. Wenn die Techniker dagegen Fahrten begrenzen wollten, trafen die Berichte erst mehrere Tage nach einem abgeschlossenen Einsatz ein.
 

Beschleunigen Sie Ihre Rechnungsstellung und profitieren Sie von den Vorteilen.

Wenn die nichtfakturierbaren Stunden zunehmen, dann leidet die Produktivität des ganzen Unternehmens darunter. Arbeitsprozesse, die auf Papier basieren, vervielfältigen zudem die Arbeit: Die Außendiensttechniker füllen ihre Einsatzberichte vor Ort per Hand aus (oder auf einem nicht verbundenen Endgerät). Dann müssen die Berichte in der Zentrale vom Verwaltungspersonal wieder zurück in Excel oder ins ERP eingegeben werden.
 
Der erste klare Vorteil einer schnellen und effizienten Abrechnung ist die bedeutende Steigerung des Cashflows. Sie sind dann in der Lage, bedeutend mehr zu investieren und können schließlich Ihre Ziele erreichen.
Aber vor allem ist ein auf Papier basierendes System nicht mehr zeitgemäß. In einem kleinen Unternehmen mag es noch vorstellbar sein. Aber sobald ein Unternehmen wächst, wird es beinahe unmöglich, sich zu organisieren. Es gibt nur eine Lösung: die Digitalisierung.

Wie optimieren Sie Ihre Einsatzplanung im Außendienst?

Die Revolution Ihrer Einsatz- und Tourenplanung beginnt im Außendienst. Alle für die Rechnungsstellung benötigten Daten werden hier gesammelt und schriftlich von Ihren Technikern, Lieferanten oder Kontrolleuren festgehalten. Die Aufgabe Ihrer Servicetechniker ist von Natur aus mobil, ihre Ausstattung sollte es auch sein. Deshalb befindet sich SaaS-basierte Software stark im Aufwind: Sie wachsen um 16% pro Jahr in Frankreich.
 

Wie beschleunigen Sie Ihre Abrechnung mit einer mobilen App?

Mit einer mobilen App, die direkt auf dem Smartphone oder dem Tablett des Technikers installiert ist, füllen Ihre Außendiensttechniker ihre Einsatzberichte digital vor Ort aus. Stellen Sie nur sicher, dass Sie eine personalisierbare und intuitive App, wie zum Beispiel bei der Software zur Einsatz- und Tourenplanung von Praxedo. Mit dieser mobilen App können Sie Einsatzberichte vorkonfigurieren, damit sie perfekt zu den spezifischen Anforderungen Ihrer Branche passen: geschlossene Fragen, Ankreuzkästchen, rollende Menüleisten, vorprogrammierte Antworten usw. Je weniger Daten Ihr Techniker selbst schreiben muss, desto mehr Zeit gewinnt er, sogar wenn er nur wenige IT-Kenntnisse besitzt. Praxedo ermöglicht es außerdem, Eingabe automatisch zu kontrollieren, um Fehler zu vermeiden. Solange das Formular nicht komplett ist, kann es nicht validiert werden.
 

Ratschläge für die Auswahl einer wirklich nützlichen Software

Wählen Sie immer diejenige Software zur Einsatz- und Tourenplanung, die Ihnen den größten Mehrwert bringt. Die neue Technologie sollte die Produktivität Ihres Unternehmens deutlich steigern. Mit einer konfigurierbaren Software wie Praxedo können Sie Ihre Formulare mit wirklich nützlichen Feldern ausstatten.
 
Ihre Techniker können zum Beispiel einfach einen Bar Code oder einen QR Code scannen. Sie können auch Fotos oder Videos vor Ort aufnehmen, was oft effizienter ist als eine Beschreibung mit Worten. Und vor allem erhalten Sie direkt auf Auftrags- und Lieferscheinen die elektronische Unterschrift des Endkunden. Sie sind also imstande, ihm sofort Dokumente per E-Mail zu schicken und auch die Rechnung noch am selben Tag fertigzustellen.

Diese 3 Elemente ermöglichen Ihnen eine schnellere Rechnungsstellung

Zentralisieren Sie Ihre Daten, um Ihre Rechnungsstellung zu beschleunigen

Sobald Sie auf ein komplett digitales System zur Einsatzplanung umsteigen, werden alle für die Rechnungsstellung benötigten Daten an einem Ort gesammelt. In Ihrer Software kommt alles zusammen. Bestimmte Informationen werden sogar automatisch eingezogen: Die Fahrten Ihrer Techniker können durch das GPS bestätigt und die Fahrzeiten registriert werden.
 
Mit der Scanfunktion, die in der Software von Praxedo enthalten ist, und einem Artikelkatalog kann jeder Außendiensttechniker präzise anzeigen, über welches Material er verfügt und was er braucht, um seine nächsten Einsätze erfolgreich durchführen zu können. Lückenlose Formulare dokumentieren alle vor Ort realisierten Arbeiten und das alles in Echtzeit. So werden alle Informationen des Einsatzes umgehend übermittelt.
 
Bitte beachten Sie: Wählen Sie eine Software, die sowohl online als auch offline zugänglich ist, vor allem wenn Ihre Servicetechniker in Gebieten arbeiten, in denen es keinen Mobilfunk gibt, wie zum Beispiel in Untergeschossen. Praxedo zum Beispiel synchronisiert einfach alle hinzugefügten Modifikationen, sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht.
 

Wählen Sie eine Software, die mit Ihrem bestehenden ERP kompatibel ist.

Nur eine umfassende und hoch kompatible Software kann einen schnellen Informationsfluss gewährleisten. Es wäre unnütz, Zeit durch die Optimierung der Einsatzberichte Ihrer Techniker einzusparen, nur um dann alle Daten per Hand in Ihr Buchhaltungssystem einzugeben.
 
Wenn Sie Praxedo wählen, haben Sie Zugang zu Schnittstellen in SOAP, um Ihre neue Software einfach in Ihr bestehendes IT-System zu integrieren. Für die am häufigsten benutzten ERPs, wie Sage 100 oder Salesforce, stehen native Konnektoren für eine perfekte Synchronisation zu Ihrer Verfügung. Ihr Informationsfluss ist so zentralisiert und gleichzeitig automatisiert.
 

Beschleunigen Sie auch das Erstellen von Gehaltsabrechnungen

Mit einer effizienten Software zur Einsatz- und Tourenplanung verbessern Sie nicht nur Ihre Abrechnung, sondern auch erleichtern auch das Erstellen von Gehaltsabrechnungen. Sie haben direkten Zugang zu den Arbeitsstunden, ohne dass Ihre Techniker Extra-Formulare ausfüllen müssen. Mit einem Klick ist alles fertig!
 

Über die Rechnungsstellung hinaus: wertvolle Analyse-Tools

Die Vollständigkeit und Genauigkeit der Daten ermöglicht Ihnen auch Zugang zu einer neuen, wichtigen Dimension zur Verbesserung Ihrer Produktivität: die Tranparenz. Auf Papierdokumenten ist es schwierig, den Überblick über die Produktivität oder die abrechenbaren Stunden zu behalten. Mit einer Software wie Praxedo können Sie Ihre First Time Fix Rate bestimmen und so erfahren, welcher Techniker am effizientesten arbeitet und warum. Diese Nachverfolgung hilft Ihnen dabei, Verbesserungen umzusetzen, indem Sie auftretende Fehler verstehen und die nichtabrechenbaren Stunden Ihrer Außendiensttechniker verringern.
 
 

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Zum Autor

Kieran Le Peron ist Direktor für Marketing und Kommunikation bei Praxedo, dem Marktführer für Software zur Einsatz- und Tourenplanung für Außendiensttechniker. Er ist auf Content Branding spezialisiert und für den Praxedo-Blog rund ums Thema Einsatzplanung im Außendienst verantwortlich.

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