FSM-Software im Außendienst: Wie kann smarte FSM-Software die Einsatzplanung effizienter und kostengünstiger machen?

Stellen Sie sich vor, Ihre Techniker, der Einsatzort, die Dringlichkeit und die jeweiligen Fähigkeiten ergeben einen perfect match. Immer. Automatisiert. Nicht als Ausnahme, sondern als Regel. Mit moderner FSM-Software ist das möglich, entspannt und effizient.

Praxedo zeigt Ihnen anhand von vier eigenen Kunden, wie es funktioniert. Unsere Quick-Tipps und eine Checkliste unterstützen Sie auf Ihrem Weg zu weniger Fahrten, weniger Wartezeiten und Einsätzen genau dort, wo sie gebraucht werden.

Wie wird Einsatzplanung produktiver?

Die klassische Tourenplanung per Hand oder in einfachen Tabellen führt häufig zu unnötigen Fahrkilometern, langen Wartezeiten und suboptimaler Auslastung der Techniker. Nicht nur die Kraftstoffpreise und die Kundenerwartungen sprechen da eindeutig für eine intelligente, datenbasierte Einsatzplanung. Es geht auch um eniger Leerlauf, höhere First‑Time‑Fix‑Rate und messbare Kosteneinsparungen. Moderne FSM‑Lösungen erreichen genau das.

Wir schauen in 4 verschiedene Branchen und sehen uns genau an, wie Field-Service-Management-Software bei der digitalen Einsatzplanung konkret wirkt.

1. Branche Bodenmarkierungen: MTS verwandelt das Papierchaos in einen digitalen Arbeitsbereich

Ausgangslage: Die MTS Bodenmarkierung GmbH arbeitete mit ausgedruckten Bauakten, die Monteure jeden Morgen persönlich im Betrieb abholen mussten. Ergänzende Auftragsinformationen teilten Mitarbeitende häufig über digitale Kanäle, jedoch nicht DSGVO-konform. Rechts­sichere Leistungsnachweise für die Rechnungsstellung fehlten und verzögerten die Vorgänge.

Lösung: Seit der Einführung von Praxedo werden sämtliche Aufträge zentral digital verwaltet. Die Monteure greifen über eine mobile App auf alles zu. Die Plattform ermöglicht eine DSGVO-konforme Kommunikation, erzwingt Pflichtfeldeingaben und sperrt Projektabschnitte, solange relevante Arbeitsschritte nicht abgeschlossen sind. Leistungsnachweise werden vollständig digital erfasst – inklusive Fotodokumentation und elektronischer Kundensignatur.

Ergebnis und Einsparpotenzial: Der Druck- und Papierverbrauch ging deutlich zurück, wodurch Material- und Verwaltungskosten sanken. Dank der durchgängigen und verbindlichen Dokumentation ließen sich fehlerhafte Angaben schneller klären und Rechnungen zügiger erstellen – positiv für den Cashflow. Gleichzeitig erhöhte die mobile Auftragsübersicht die Flexibilität der Monteure und machte das tägliche Abholen von Bauunterlagen überflüssig.

Quick-Tipp: Definieren Sie für jeden Auftrag eine feste Checkliste mit den zwingend benötigten Informationen, bevor ein Monteur losfährt. Nutzen Sie dafür ein einheitliches Formular, das bei jedem Einsatz identisch ausgefüllt wird. So vermeiden Sie Rückfragen, Nacharbeiten und fehlende Angaben.

→ Mehr zur cleveren Einsatzplanung bei MTS!

2. Branche Bauindustrie: Zentrale Servicekoordination statt Insellösungen bei Arbonia Doors

Ausgangslage: Arbonia Doors besteht aus mehreren Unternehmen mit jeweils eigenen Serviceabteilungen. Diese dezentrale Struktur führte zu mehrfach gepflegten Kundendaten, wenig transparenten Einsatzplänen und langen Reaktionszeiten bei Serviceanfragen. Gleichzeitig fehlte eine zentrale Möglichkeit, Service-Teams standortübergreifend zu koordinieren und flexibel einzusetzen.

Lösung: Mithilfe von Praxedo wurden alle Serviceorganisationen auf einer gemeinsamen Plattform gebündelt. Eine digitale Wandkarte verschafft einen schnellen Überblick über laufende und geplante Einsätze, hilft Überschneidungen zu vermeiden und macht Synergien sichtbar. Techniker planen ihre Einsätze eigenständig, Kundendaten werden per Schnellimport übernommen und über die mobile App direkt inklusive Fotos und Unterschrift dokumentiert.

Ergebnis und Einsparpotenzial: Da die Lösung sofort verfügbar war und keine Installation erforderte, konnte ohne lange Vorlaufzeit gestartet werden. Die regelmäßige Zeitersparnis im Arbeitsalltag der Techniker sorgt dafür, dass sich das Lizenzmodell bereits nach kurzer Zeit rechnet. Gleichzeitig entfallen doppelte Datenpflege und viele manuelle Abstimmungen, was administrative Aufwände senkt und Fehler deutlich reduziert – mit spürbar geringeren Servicekosten.

Quick-Tipp: Führen Sie eine zentrale, physische Einsatztafel im Büro ein, auf der alle Serviceeinsätze standortübergreifend sichtbar sind. Nutzen Sie einheitliche Karten oder Magnete für Kunden, Techniker und Termine, um Überschneidungen sofort zu erkennen. Schon diese einfache Maßnahme schafft Transparenz und verbessert die Koordination spürbar.

→ Mehr zur zentralen-Einsatzplanung bei Arbonia Doors

3. Branche Sanitär/Heizung/Klima: Bessere Servicekoordination trotz dezentraler Struktur

Ausgangslage: Blättermann GmbH, ein traditionsreiches Handwerksunternehmen aus Vorpommern, betreibt neben Bad- und Wärmetechnik auch einen dezentral organisierten Kundendienst. Jeder Techniker verwaltete seinen Kundenstamm selbst, dokumentierte Einsätze handschriftlich und archivierte Unterlagen manuell. Fehlerhafte Zuordnungen von Anlagen und fehlende digitale Historien erschwerten zudem die Recherche von Ersatzteilen für ältere Systeme.

Lösung: In Kooperation mit dem Integrationspartner Quadus wurde Praxedo als Field-Service-Management-Plattform eingeführt und an das Dokumenten-Management-System ELO angebunden. Die mobile App ermöglicht digitale Einsatzdokumentation mit Fotos, schnelle Erstellung von Folgeaufträgen und eindeutige Anlagenkennzeichnung per Barcode. So können Techniker ihre Einsätze eigenständig planen, während die komplette Kunden- und Wartungshistorie zentral abrufbar bleibt.

Ergebnis und Einsparpotenzial: Handschriftliche Berichte wurden durch digitale Dokumentation ersetzt, wodurch Nachbearbeitungszeiten sanken und Zuordnungsfehler praktisch entfielen. Die Barcode-gestützte Identifikation beschleunigte die Ersatzteilrecherche, was Servicezeiten verkürzte und die Kundenzufriedenheit steigerte. Gleichzeitig wurde der Aufwand für Papierablage und Prüfungen deutlich reduziert.

Quick‑Tip: Richten Sie ein einheitliches Ordnersystem für alle Kundenanlagen ein und kennzeichnen Sie abgeschlossene Aufträge direkt. So behalten Sie den Überblick, vermeiden doppelte Dokumentation und finden Informationen schnell wieder. Bereits diese einfache Maßnahme spart Zeit und reduziert Fehler im Alltag.

→ Mehr zur Servicekoordination der Einsätze bei Blättermann

4. Branche Hygienetechnik: Effiziente Dokumentation, auch offline bei der Mohn GmbH

Ausgangslage: Mohn GmbH, ein mittelständisches Unternehmen für Personal- und Betriebshygiene, musste Serviceeinsätze häufig in Bereichen ohne Mobilfunkempfang dokumentieren. Die bisherige Lösung erlaubte keine Offline-Erfassung, sodass Techniker nach jedem Einsatz Protokolle manuell nachtrugen. Während strenge Lebensmittel-Hygienestandards lückenlose Fotodokumentation und Prüfberichte verlangten, war die papierbasierte Abwicklung zeitaufwendig und fehleranfällig.

Lösung: Mit Praxedo und der Schnittstelle zu Sage 100 XRM können Techniker auch offline Aufträge erfassen, Fotos und Prüfberichte anhängen und die Daten später synchronisieren. Die Plattform unterstützt zudem automatisierte Tourenplanung, digitale Serviceberichte und eine Barcode-gestützte Nachverfolgung von Werkstattaufträgen. So lassen sich Einsätze effizient koordinieren und Dokumentationen lückenlos erfassen.

Ergebnis / Einsparpotenzial: Durch die digitale, offline-fähige Dokumentation sank die Abrechnungszeit pro Einsatz von rund einer Stunde auf fünf Minuten. Papierformulare und manuelle Nachbearbeitung entfallen, Materialverbrauch und Fehlerquote gehen deutlich zurück. Gleichzeitig ermöglicht die sofortige Verfügbarkeit von Planungs- und Auslastungsdaten eine präzisere Ressourcensteuerung und verkürzt Servicezyklen, wodurch die betriebliche Effizienz nachhaltig steigt.

Quick‑Tip: Legen Sie für Ihre Techniker ein einheitliches, papierbasiertes Formular mit Feldern für Fotos, Prüfberichte und Auftragsnotizen an. Schulen Sie das Team, alle Daten direkt nach jedem Einsatz vollständig auszufüllen. So entstehen konsistente, nachvollziehbare Aufzeichnungen und der Aufwand für nachträgliche Korrekturen wird deutlich reduziert.

→ Mehr zur digitalen Dokumentation der Einsätze bei Mohn

Produktivität im Außendienst? Wettbewerbsvorteile im Markt!

Mit digitaler Touren- und Einsatzplanung werden aus verstreuten Aufträgen perfekt koordinierte Abläufe. Das spart Kraftstoff, sorgt für eine bessere Auslastung Ihrer Techniker und letztlich zufriedenere Kunden. Starten Sie jetzt: Fordern Sie Ihre Demo an und nutzen Sie unsere Checkliste für effiziente Tourenplanung, um sofort erste Verbesserungen umzusetzen.

Checkliste für passgenaue Einsatzplanung