Software zur Einsatz- und Tourenplanung: 10 Gründe für eine gute Ausstattung Ihrer Techniker

Sie leiten ein Dienstleistungsunternehmen mit Technikern im Außendienst. Immer öfter stehen Sie vor dem Problem, dass Sie mit einer Organisation, die auf Papier basiert, keinen reaktiven und effizienten Kundenservice anbieten können. Die Kunden werden aber immer anspruchsvoller.
 
Als Chef des Unternehmens überlegen Sie außerdem, welche Strategie Sie mit Ihrem Unternehmen verfolgen wollen. Wie kann man Kosten reduzieren? Wie steigert man den Umsatz? Wie bindet man Kunden ans Unternehmen? Wie grenzt man sich von der Konkurrenz ab? Wie bleibt man angesichts der zunehmenden Digitalisierung in seiner Branche wettbewerbsfähig?
 
Auf den ersten Blick könnten alle diese Fragestellungen dafür sorgen, dass Sie einige schlaflose Nächte verbringen. Aber haben Sie schon einmal in Betracht gezogen, Ihr Unternehmen mit einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung auszustatten, um die Rentabilität Ihrer Techniker im Außendienst zu optimieren?
 
Diese Maßnahme könnte in der Tat einen Großteil Ihrer Probleme lösen.
 
Hier also 10 gute Gründe für die Anschaffung einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung.

1 – Eine verbesserte Kundenzufriedenheit

Das Ziel einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung ist die Optimierung Ihrer Einsätze von Anfang bis Ende, also von der Einsatzanfrage des Kunden bis zur abschließenden Fakturierung. Mit einem automatischen Planungs-Modul kann eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung die Wartezeit von Kunden deutlich verringern, jeden Einsatztyp dem Techniker mit den geeignetsten Kompetenzen zuweisen, passende Ersatzteile vorrätig halten usw.
 
Mit einem solchen Tool bieten Sie Ihren Technikern die optimalen Voraussetzungen, um einen Einsatz beim ersten Besucht vor Ort erfolgreich zu beenden. Auf diese Weise erhöht sich auch Ihre Rate der beim ersten Einsatz gelösten Probleme (First Time Fix Rate). Ihre Kunden werden sich freuen. Laut einer Studie des amerikanischen Instituts Aberdeen steigt die Zufriedenheit von Kunden um mehr als 20%, wenn eine Störung beim ersten Einsatz beseitigt wird. Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung hat also eine direkte Wirkung auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

2- Steigender Umsatz

Eine einfache Regel sagt: Es ist einfacher und preiswerter, einen bereits vorhandenen Kunden zu binden als einen neuen zu gewinnen. Wenn Ihre Kunden zufrieden sind, bleiben Sie bei Ihnen. Zudem sprechen Sie mit anderen potenziellen Kunden und empfehlen ihren Dienstleister. Mund-zu-Mund-Propaganda ist die beste Art, um neue Kunden zu gewinnen. Ein positiver Kreislauf entsteht.
 
Außerdem sichert eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung alle Daten über Ihre Kunden. Über die mobile App können Ihre Techniker im Außendienst zu jeder Zeit auf diese Daten zugreifen. Mit diesem Wissen über den Kunden und seine Geräte können die Servicetechniker effizient und schlagkräftig jedes Problem des Kunden lösen.
 
Ein Techniker kann sich ebenfalls in einen Verkäufer verwandeln, wenn er bei der passenden Gelegenheit zusätzliche Dienstleistungen anbietet. Sollte sich das Interesse an einem bestimmten Service verstärken, kann der Techniker vor Ort sofort alle Informationen an den Vertrieb schicken. Letzterer kommt dann umgehend mit einem entsprechenden Angebot auf den Kunden zurück.

3 – Mehr Effizienz, weniger Kosten

Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung ermöglicht eine automatisierte Planung, die für jeden Einsatz den am besten geeignetsten Techniker auswählt.
 
Wie das funktioniert? Nehmen wir das Beispiel des SmartScheduler Moduls von Praxedo. Der SmartScheduler hat einen Motor mit künstlicher Intelligenz, der für jeden Einsatz eine Vielzahl an Daten berücksichtig. Dazu zählen: der Aufenthaltsort des Technikers, seine geschätzte Fahrzeit, seine Kompetenzen betreffend das aktuelle Problem, das Material, das er aktuell im Fahrzeug hat usw. Mit diesen Kriterien findet die Software im richtigen Moment den passenden Techniker für den aktuellen Einsatz.
 
Gerade in einem Dienstleistungsunternehmen ist die Nutzung von Humanressourcen eine strategische Herausforderung. Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung ist hier ein unverzichtbarer Hebel, um Einsätze mit maximaler Effizienz und minimalen Kosten durchzuführen.

4 – Von den neuen Technologien profitieren

Bereits seit einigen Jahren hört man immer wieder von der digitalen Transformation der Unternehmen. Auch der Dienstleistungssektor ist von dieser Revolution nicht ausgenommen. Die Entwicklung ist schon so weit vorangeschritten, dass die Digitalisierung zu einem Muss geworden ist, wenn ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben will. Papier gehört eindeutig der Vergangenheit an. Nicht umsonst stellen immer mehr Unternehmen ihre Prozesse auf digitale Tools um.
 
Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung versetzt einen Dienstleister nicht nur in die Lage, seiner Konkurrenz die Stirn zu bieten, sondern auch immer anspruchsvolleren Kunden die beste Servicequalität zu garantieren.
 
Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung konzentriert die neuesten Technologien: künstliche Intelligenz für die Planung, augmented reality für die Lösung von Problemen vor Ort, Internet der Dinge und vorausschauende Analyse zur Vorhersage von Pannen, virtuelle Realität zur Schulung von Technikern … All das ist keine Science-Fiction, in der Steuerung von Einsätzen im Außendienst hat die Zukunft schon begonnen!

5 – Techniker, die in ihrer Arbeit aufgehen

Techniker ändern sich. Wir können beobachten, dass sich gerade ein Generationenwechsel vollzieht. Immer mehr junge Kollegen arbeiten in diesem Bereich, während die älteren Servicetechniker immer seltener werden. Infolgedessen ändern sich auch das Selbstverständnis der Techniker und die Haltung gegenüber Tools für den Einsatz. Auf diese Entwicklung müssen Dienstleister reagieren, wenn sie in einem angespannten Arbeitsmarkt kompetente Techniker einstellen und halten wollen.
 
Immer mehr Techniker sind „digital natives“. Sie sind von klein auf daran gewöhnt, ein Smartphone mit einer Fülle von Apps zu bedienen. Dieses digitale Grundgerüst erwarten sie natürlich auch im beruflichen Umfeld. Für die neue Techniker-Generation sind Kilos von Papierberichten, starre Pläne, schlecht geplante Routen und im Auto verlorene Zeit nicht mehr zumutbar.
 
Heutzutage sind es die Servicetechniker, die die Einführung einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung fordern. Denn die Software erleichtert ihren beruflichen Alltag um ein Vielfaches. Die Fehlerquote wird gesenkt oder sogar ganz eliminiert, Verwaltungsaufgaben werden stark begrenzt, sodass die Techniker effizienter arbeiten können. Endlich können sie sich auf ihren Beruf und Aufgaben konzentrieren, die realen Mehrwert schaffen.

6 – Eine verbesserte Liquidität

Mit einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung kann man zuverlässiger Daten im Außendienst sammeln. Vorkonfigurierte Formulare werden fehlerfrei ausgefüllt. Die Software kann den Techniker auch daran hindern, zu Feld 3 weiterzugehen, wenn er noch nicht das Feld 2 ausgefüllt hat. Oder sie hindert ihn daran, seinen Einsatzbericht zu validieren, wenn er noch kein Foto beigefügt hat usw.
 
Wenn man schnell, am besten mit einem Klick, vollständige und korrekte Daten aus den Einsätzen in sein Abrechnungssystem einspeisen kann, wird der Prozess der Fakturierung erheblich beschleunigt. Unternehmen, die vorher drei bis fünf Tage gebraucht haben, um eine Rechnung an den Kunden zu schicken, können es mit einer Software innerhalb eines halben Tages oder sogar einer Stunde. Und eine schneller versandte Rechnung hat einen schnelleren Zahlungseingang zur Folge. Die Liquidität des Unternehmens hat sich verbessert. Auch hier zeigt eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung ihre Vorteile.

7 – Eine verbesserte Einsatzplanung

Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung ermöglicht es auch, die Progression einer Anzahl von branchen- und unternehmensspezifischen Indikatoren zu verfolgen. Gerade für Dienstleister ist es wichtig, auf der einen Seite einen globalen Überblick über die Aktivitäten seiner Techniker zu haben. Aber manchmal auch einen Blick in die Details werfen zu können. So kann ein Unternehmen mit einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung im entscheidenden Moment bessere Entscheidungen treffen.
 
Das wiederum kann eine positive Wirkung auf die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen gegenüber den Kunden haben: garantiere Einsatzzeiten, garantierte Wiederherstellungszeiten, Rate der beim ersten Einsatz gelösten Probleme usw.

8 – Eine bessere Arbeitssicherheit für die Techniker

Techniker im Außendienst arbeiten oft in komplizierten oder sogar gefährlichen Umgebungen. Sie brauchen besondere Vorsichtsmaßnahmen.
 
Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung fordert Servicetechniker über eine mobile App auf, vor dem Beginn eines Einsatzes eine Checkliste mit Regeln, benötigten Geräten und Sicherheitskontrollen auszufüllen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass der Techniker über alle Elemente verfügt, die er für einen erfolgreichen Einsatz ohne unnötiges Risiko braucht.

9 – Eine bessere Datensicherheit

Zusätzlich zu der physischen Sicherheit der Servicetechniker in einem Einsatz ist heutzutage auch die Sicherheit der Daten in wichtiges Kriterium. Ein Dienstleister und seine Techniker können über sensible Daten ihrer Kunden verfügen.
 
Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das sich auf die Installation von elektronischen Sicherheitssystemen im Banksektor oder in Atomkraftwerken spezialisiert hat. Es ist außerordentlich wichtig, dass die Daten der Kunden oder Elemente wie die Lokalisierung der Überwachungskameras nicht in falsche Hände fällt. Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung hilft, diese Daten mit geschützten Servern und anderen Mitteln elektronisch zu sichern. Die Nutzung von Papier dagegen erhöht das Sicherheitsrisiko für den Dienstleister und seine Kunden.
In einigen Sektoren, die sich an gewisse Sicherheitsnormen halten müssen, ist Papier praktisch ausgeschlossen. Um in diesen Märkten erfolgreich zu sein, muss man seine eigenen Prozesse digitalisieren und zertifizierte Sicherheitsniveaus vorweisen können.

10 – Eine verbesserte Servicequalität

Zum Schluss muss noch gesagt werden, dass eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung zu einer spürbaren Verbesserung der Servicequalität eines Dienstleisters führt. In einer immer härteren Wettbewerbssituation ist das ein nicht zu vernachlässigender Faktor.
 
Mit einer Software kann Wissen über jeden einzelnen Kunden unter den Einsatzteams ausgetauscht werden. So teilen Kollegen, die die Pläne der Techniker erstellen, ihre Informationen mit den Servicetechnikern, die im Außendienst unterwegs sind. Die Außendiensttechniker sind auf diese Weise über alle früheren Einsätze bei einem Kunden im Bilde. Sie haben ebenfalls alle Informationen über den Maschinenpark eines Kunden und können aus der Statistik Tendenzen über den Erfolg oder Misserfolg eines solchen oder eines anderen Einsatztyps erkennen.
 
Am Ende steht dann eine verbesserte Servicequalität für den Endkunden.